《上海建桥学院“一站式”学生社区综合管理模式建设会议制度及协调机制》

一、 总则

为有效推进上海建桥学院“一站式”学生社区综合管理模式的建设，提升服务效能和管理水平，特制定本会议制度及协调机制。本制度的核心在于规范会议的召开，明确不同部门和角色在“一站式”学生社区管理模式建设中的职责和合作方式，确保所有管理决策和实施计划得以及时审议和落实。

二、会议制度

1. 会议类型及频率

定期会议：每月召开一次，时间为每月第一个工作日上午9:00。会议频率和时间可根据需要灵活调整。

临时会议：根据具体需求由部门主要负责人决定召集，确保及时应对重要事务。

2. 参与人员

校领导代表：校长、副校长及相关职能部门负责人，确保高层支持和决策的参与。

学生社区管理团队：包括学生处管理人员、“一站式”学生社区中心主要负责人等等，负责具体执行和管理任务。

其他关键参与方：如后勤保卫处、信息办、资产管理处、教务处等等，保证跨部门协作和综合管理。

3. 议程安排

会议议程由会议负责人提前制定，并在会前一周发送给所有参会人员。议程内容包括但不限于模式建设进展汇报、问题讨论与解决、下阶段工作计划等。

参会人员可提前提交议题和建议，由会议主席确认是否列入议程。

4. 会议程序

会议由会议主要负责人主持，同时形成会议纪要和待办项。

会议开始前进行签到，确保参会人员的到场率。

会议结束后，会议纪要需及时分发给所有参会人员，并督促落实会议决议。

5. 决策机制

重要决策需经过投票表决或共识达成，确保多方利益平衡和决策的合法性和合理性。

三、协调机制

1. 职责分工

校领导代表：负责制定学院管理政策和战略发展规划，提供全局指导和资源支持，确保管理方向与学院整体发展目标一致。

“一站式”学生社区管理团队：负责具体模式建设的实施和运行管理。包括但不限于服务流程的设计与优化、日常问题的处理、危机事件的管理等重要工作，确保服务质量和社区稳定运行。

各职能部门协作配合，提供技术支持、后勤保障和资源协调，确保“一站式”学生社区服务的高效性和稳定性。部门间的密切协作与配合，为社区管理提供全面支持和保障。

2. 信息共享与沟通

建立信息共享平台，包括电子邮件群组、在线会议工具和共享文档系统，这些平台使各部门能够实时获取和传递相关信息，保持信息的同步性和透明度。

定期召开跨部门沟通会议，旨在解决工作中的协调与合作问题，促进信息流畅和工作高效。会议讨论当前进展、面临的挑战及解决方案，确保各部门之间的协作无障碍。

3. 危机应对与应急预案

危机应对预案制定：包括灾害、安全事件和突发事件的处理流程和责任分工。预案明确各部门的应急响应职责和行动步骤，确保在危机发生时迅速有效地应对。

定期进行演练和评估：每学年至少进行一次危机应对演练和评估，验证应急响应能力和处理效率。通过演练发现和解决潜在问题，不断优化预案，提升应对能力和反应速度。